El Estado del Arte en Gestión de Activos de IT: RFID
La reorganización de los activos patrimoniales incluye etiquetas de identificación por radiofrecuencia para garantizar la seguridad y un mayor control sobre la gestión de los activos físicos.
Los servicios financieros, las telecomunicaciones y otras compañías usan IT para proporcionar niveles de productividad y servicio sin precedentes. El soporte para sus operaciones globales en curso requiere una infraestructura IT física, eléctrica y de climatización, que se ha convertido en un componente sustancial de la misma.
A medida que las empresas se vuelven más intensivas en IT, sus departamentos de IT están adoptando metodologías comerciales para ayudarlas a administrar su infraestructura y lograr el máximo valor comercial. La ejecución efectiva de IT como empresa puede no captar los titulares, pero la gestión de activos basada en RFID se está convirtiendo en una herramienta esencial para mantenerla rentable.
Cada año, estas instituciones pierden de miles a millones de dólares por establecimiento simplemente porque no están rastreando y midiendo con precisión sus activos, como suministros de alto valor, computadoras y equipos de laboratorio.
Las organizaciones bien administradas tienen un conjunto de equipos que pueden usar varios departamentos o divisiones. Además, quieren aprovechar los equipos de capital de alto valor en las organizaciones, incluso si pueden residir en un área específica. Los administradores de equipos, con sus muchas responsabilidades, enfrentan desafíos en el seguimiento de los préstamos de equipos.
Los sistemas de honor en los que el prestatario detalla lo que se está prestando, incluido el tipo de equipo y su número de serie, tienen buenas intenciones, pero generalmente no se ejecutan. Pocas organizaciones pueden permitir que alguien ingrese y salga manualmente. Incluso los sistemas manuales con un humano real que gestiona el proceso no son infalibles, porque los ingenieros y científicos a menudo toman prestados equipos después de las horas o incluso los fines de semana. Entre este tipo de activos resaltan, suministros de alto valor, computadoras y equipos de laboratorio
Más problemas con el seguimiento inapropiado de activos
Además de las preocupaciones financieras, surgen una gran cantidad de otros problemas cuando los laboratorios y las universidades no mantienen registros sólidos de sus activos. Los siguientes problemas pueden corregirse fácilmente con un sólido sistema de seguimiento de activos implementado en estas instituciones:
a) Sin software para rastrear y administrar activos de IT, las empresas solo tienen la opción de registrar y manipular manualmente el inventario utilizando hojas de cálculo o incluso documentos de texto regulares. Desafortunadamente, el seguimiento manual de activos produce una disminución de la productividad y la eficiencia en todo el establecimiento. Por ejemplo, ingresar y rastrear activos de forma manual lleva mucho tiempo, al igual que realizar auditorías manualmente, en lugar de automatizarlos con el software de activos. Este tiempo podría ahorrarse y utilizarse mejor para avanzar en las metas y necesidades de las instituciones si los empleados fueran liberados de la gestión manual de activos.
b) Como se mencionó anteriormente, la falta de seguimiento de los activos con un sistema de gestión flexible a menudo resulta en la falta de elementos o pérdida total. Incluso con un buen fondo de emergencia o de respaldo, muchas compañías no tienen suficiente dinero para cubrir el reemplazo de todos sus activos perdidos (especialmente cuando esos números alcanzan los $ 250,000 por instalación).
c) Tanto la disminución de la productividad como el aumento de los costos se pueden combinar para crear el problema adicional de los reveses operativos. Por ejemplo, cualquier error en el seguimiento manual puede causar confusión sobre quién tocó por última vez o utilizó una función específica, lo que puede conducir a la pérdida total de la función. Las empresas deben descubrir cómo conformarse con este activo hasta que sea reemplazado (si corresponde).
d) Uno de los mayores problemas que surgen para las empresas de centros de datos sin tecnología confiable de gestión de activos es la falta de responsabilidad. Sin el software de seguimiento de activos que puede ser fácilmente
actualizado y accesible a todo el personal de la institución, ¿Cómo saben quién fue el último responsable o quien tocó cada activo?
No es necesario que todos estos problemas plaguen a las instituciones financieras y los servicios del centro de datos con preguntas y preocupaciones. De hecho, la solución para evitarlos es simple y, sin embargo, muchos laboratorios aún no lo han implementado o considerado: Software de Gestión y Seguimiento de Activos.
La plataforma SmartX HUB es una herramienta de seguimiento de activos sólida, flexible y basada en la nube, con una aplicación móvil compatible, que puede ayudar a las instituciones de laboratorio a aliviar sus preocupaciones de varias maneras.
Ventajas de la Tecnología RFID para el Seguimiento de Activos
El software SmartX HUB habilitado para RFID está “compartimentado”, lo que permite el seguimiento y la gestión de un activo de sistema de centro de datos completo, como un sistema de conmutación empresarial multi-rack o un sistema blade de servidor como componentes completos e individuales. de bastidores para todo el sistema.
El sistema contabiliza de manera rápida y precisa el equipo con el registro de salida, no solo lee todo el equipo marcado y colocado en el mostrador, sino que también permite que se proporcionen detalles adicionales al momento de dicha salida. Detalles adicionales pueden incluir información relacionada con proyectos y experimentos. El proceso de registro de entrada también está automatizado.
La solución SmartXHUB para el Seguimiento de Activos de IT:
Una estación de entrada/salida RFID que permite la salida automática de activos etiquetados con RFID. Se pueden retirar varios activos al mismo tiempo.
- Reforzar el control sobre sus discos duros, computadoras portátiles y datos críticos
- Actualice los inventarios de activos de TI de forma rápida y automática.
- Reduzca el tiempo y el costo de rastrear y conciliar el inventario de IT
- Operar centros de datos regionales en instalaciones más pequeñas.
- Se pueden enviar correos electrónicos a empleados con detalles sobre el ingreso o salida de los activos.
- Informes personalizables y procesables disponibles.
- Las operaciones se pueden combinar con la supervisión de la puerta para garantizar que solo el equipo solicitado se retire a través de las puertas.
Los Beneficios De Las Soluciones Empresariales Para La Gestión De Activos de IT
Todos los activos en una oficina, compartimento, sala de almacenamiento de activos, sala de servidores, laboratorio o rack de centro de datos, incluyendo los enrutadores, servidores Blade y otros componentes de bastidor se pueden identificar y auditar en solo segundos.
Esto se puede hacer automáticamente o utilizando el lector portátil “SmartX HUB Aplicación Móvil “.
- Con un lector RFID móvil SmartX HUB en la mano, un auditor u otro personal autorizado puede encontrar un conjunto específico de activos que se informa que faltan en auditorías o recuentos. El lector ignorará todas las demás etiquetas.
- Los activos se pueden rastrear a una velocidad de lectura alta (hasta 400 elementos identificados por segundo) cuando se mueven en ambas direcciones y cuando los lectores automáticos se montan en techos de oficinas, en instalaciones de salida o, de entrada, elevadores, bancos, sala de servidores o centro de datos.
- El software de gestión del sistema SmartX HUB RFID proporciona validación con la fecha y la hora en que el activo salió o entró a la sala.
- Como beneficio adicional, cuando el empleado que está moviendo el activo está usando su etiqueta de identificación RFID, la identificación del empleado también se registra. Este registro permanente del evento de movimiento facilita enormemente la gestión de activos, la auditoría completa, la auditoría puntual y las conciliaciones de recuento.
- Un historial de activos muy efectivo, incluido el movimiento de activos entre los recuentos, facilita la conciliación de las cuentas de auditoría y proporciona una mayor visibilidad de ellos. Esta mayor visibilidad de la cámara para el mejor uso de los activos.
Conclusión
La gestión de activos de TI con RFID vincula el seguimiento de activos físicos y electrónicos desde la compra hasta el final de su vida útil.
Ofrece retornos de inversión inmediatos y sustanciales, evitando la pérdida y el robo de activos valiosos, recuperando activos informáticos perdidos, desconectados o desconectados y manteniendo la integridad de la información de los activos a través de etapas críticas del ciclo de vida.
Es una gran mejora en la gestión de los activos de IT y aumenta sustancialmente la calidad general de la gestión de IT como empresa.